Signal/Prosjektering/Generelle krav/Dokumenthåndtering ved ekstern systemleverandør

1 Innledning

Tegninger og dokumenter som skal overføres fra prosjektfasen til driftsfasen skal overføres fra prosjektarkiv til FDV-arkivet med fagkode signal i ProArc. Denne dokumentasjonen betegnes teknisk FDV-dokumentasjon. Slik dokumentasjon skal kontrolleres og godkjennes av ressurser med rett kompetanse. Det skal fremgå av dokumentet at det er gjennomgått i en dokumentflyt i ProArc.

Løsningen som beskrives her er å anse som midlertidig løsning. Ved behov skal et prosjekt i forbindelse med utvikling av prosjektets prosjektspesifikke dokumenthåndteringsprosedyre (PDP) ha godkjent bruk av løsningen som er beskrevet her i form av en dispensasjon fra krav i TRV til dokumenthåndtering. Det forventes at PDP beskriver metode for sporing av dokumentkontroll og godkjenning.

1.1 Sporing av dokumentvurdering i Bane NOR

Tekniske FDV-dokumenter som ikke har disponibelt signaturfelt for «Kontrollert Bane NOR» og «Godkjent Bane NOR» i dokumentets tittelfelt skal benytte egen signaturløsning angitt i dette vedlegget.

Signaturfelt for «Kontrollert Bane NOR» og «Godkjent Bane NOR» kan inkluderes i tittelfelt, og skal da ha tilstrekkelig størrelse for å kunne sette inn elektronisk signatur for Bane NORs ansatte. Signatur administreres av Bane NOR.

Et signaturfelts størrelse er 15x7,5mm (lengde x høyde). Signaturfeltet kan eksempelvis tilpasses Bane NORs tittelfelt i fritekstområdene slik:

Figur 1: Utdrag av tittelfelt. Hvor feltene 2D, 2E og 2F fylles ut av den eksterne systemleverandøren, mens feltene 3D og 3E fylles ut av Bane NOR.

Signaturfeltet «Kontrollert av» skraveres når arbeidsflyten ikke involverer kontroll, kun godkjenning til bruk i Bane NOR.

Dersom det ikke er plass for signaturfelt slik angitt over i dokumentets tittelfelt, så brukes ett av de to stemplene under. Signatur skal inneholde unikt brukernavn, gitt av Bane NOR, i tillegg til dato for påføring av signatur.

Figur 2: Stempel som benyttes på teknisk FDV-dokumentasjon som ikke er relatert til sikkerhet.

Figur 3: Stempel som benyttes på teknisk FDV-dokumentasjon som er relatert til sikkerhet.

Det er prosjektets dokumentplan som kategoriserer om et dokument er relatert til sikkerhet eller ikke.

Aktuelt stempel plasseres på forsiden og så nær dokumentets tittelfelt som mulig og slik at det ikke dekker over informasjon i dokumentet.